تنظيم المؤتمرات والفعاليات

إن تنظيم المؤتمرات و الفعاليات يعد من الطرق المثيرة والمبتكرة لإيصال الرسائل الاتصالية لدى المؤسسات والمنظمات، وسواء كانت لغرض إطلاق منتج أو خدمة جديدة أو بغرض عرض الإنجازات، إلا أن إدارة الفعاليات والتخطيط لها تبقى من أكثر المجالات تعقيدًا وإغراقًا في التفاصيل نتيجةً للكم الهائل من المهام والإجراءات التي يجب الأخذ بها والتنسيق من أجل توفيرها وإكمالها، فإنه بإمكاننا تطوير وتنفيذ المؤتمرات والأنشطة المبتكرة لإحداث التأثير المطلوب لدى الجمهور.

وحيث أن هذا النوع من الخدمات يتطلب خبرات واسعة في إدارة المعارض والمؤتمرات بأسلوب عصري مميز يرقى إلى الأسلوب العالمي الذي تنتهجه الشركات الكبرى عالمياً، تسعى شركة ماستر بوينت “Master point” من خلال فريقها المختص والخبير بالشؤون التنظيمية للمعارض والمؤتمرات إلى تأمين كافة آليات تنفيذ الفعالية، التي يطلبها العميل بمهنية وكفاءة عالية، تبدأ من رغبة العميل بإقامة فعاليته وإجراء دراسة خاصة لها، يتم من خلالها بحث التوقيت المناسب لها، والجمهور المستهدف والمحاور التي ستقوم عليها والأهداف القريبة والبعيدة والرسالة التي ينبغي أن يتم إيصالها للجمهور من خلال إقامتها.

تتمثل دراسة تنظيم المؤتمرات في خدمات أساسية، هي:

التخطيط للمؤتمر :

التخطيط وتنظيم المؤتمرات من خلال البحث مع العميل حول الأهداف التي يسعى لتحقيقها من تلك الفعالية وطبيعة الجمهور المستهدف والعدد المتوقع حضوره والميزانية التي رصدها لتنفيذ الفعالية وكيفية التمويل المالي وأفكاره حول التسويق ومستوى التمثيل الرسمي وما إلى ذلك، حيث يأتي بعد ذلك دورنا في العمل على تقديم خطة متكاملة تتضمن مقترحات التنفيذ والخطة الزمنية و المتطلبات الفنية والتكاليف المالية مع توفير الخيارات المختلفة المتاحة من موردين و موفري الخدمات الذين بإمكانهم تقديم الخدمات المطلوبة والتي بها يمكن تحويل فكرة العميل من فكرة إلى واقع.

تصميم الهوية البصرية للمؤتمر:

خدمات تصميم وتنفيذ الهوية البصرية للفعالية وإنشاء موقع إلكتروني خاص بالفعالية، وإرسال النشرات والرسائل الترويجية للجمهور، مع تأمين التغطية الإعلامية المناسبة عبر وسائل الإعلام المسموعة والمقروءة والمرئية والإعلام الجديد، ولعل هذه الخدمة من الخدمات المهمة التي لايمكن أن تنفك عن أهمية بقية الخدمات الأخرى، إذ أنها تُعتبر الطابع العام للفعالية، والتي يتم الشرح فيها بشكل مُختصر أهداف ورؤية القائمين عليها، فتجعلها صورة ذهنية مطبوعة في فكر كل متلقي، فتثيره على المتابعة والتفاعل معها بشكل فعلي.

تأمين وتجهيز مكان عقد المؤتمر:

خدمات تجهيز وتنسيق مكان عقد المؤتمر من الصالة والمنصة الرئيسية، حيث أن المكان الذي يجب أن يحتضن تلك الفعالية لا بد أن يتناسب مع نوع الفعالية، و يتماشى مع الذوق الرفيع الذي يكسب الفعالية أهمية بالغة وراحة نفسية للجمهور، حيث يتوفر لدينا العديد من الخيارات لتجهيز مكان المؤتمر بأفضل شكل ليساهم في تعزيز صورة عملائنا.

تأمين معدات الصورة والصوت :

خدمات أجهزة الصورة وتجهيزات الإضاءة، حيث يتم استخدام أفضل الأجهزة المستخدمة في هذا المجال، وذلك لضمان جودة الصورة الملتقطة، وتوفير إضاءة مريحة تساعد القائمين على الفعالية من إبراز نشاطاتهم بالشكل الأمثل.

التصوير والنقل التلفزيوني الفضائي وعلى الانترنت :

خدمات التصوير والنقل التلفزيوني الفضائي وعلى الإنترنت، فهذه الخدمة بكل تأكيد لا يمكن إغفالها، لكونها الطريقة الأساسية في نقل أحداث الفعالية إلى خارج نطاق المنصة التي عقدت فيها، لا سيما في عصر الازدحام الإعلامي الذي نشهده اليوم، وحجم التطورات التي نُعايشها، والتي ينبغي لنا أن نكون شركاء فيها بكل الأشكال المتاحة.

الترجمة الفورية للمؤتمر :

هذه الخدمة تكون في الفعاليات التي تكون موجهة لجمهور متعدد الثقافات واللغات، إذ أنه لا يمكن تجاهل الفئات التي لا تتحدث باللغة التي تعتمد عليها الفعالية، بل من الواجب الاهتمام بكل من سجل اهتمامه بمتابعة هذه الفعالية، وذلك من خلال إيصال مجريات الأحداث باللغة والصورة التي يفهمها بأسلوب احترافي مميز ومتقن.

التغطية الإعلامية والتوثيق للمؤتمر :

إذ تكمن أهمية هذه الخدمة في طرق تفعيل التغطية الإعلامية للفعالية، بالاعتماد على أحدث الوسائل التي يتم انتقاؤها بعناية وثقة بأنها ستكون الخيار الأمثل لإيصال رأي الجمهور حيال ما جرى في تلك الفعالية.

إن الاهتمام بهذه الخدمة هو أولوية كبرى لدى شركة ماستر بوينت “Master point” لكونها المنظم والمدير لتلك الفعاليات، والتي تتطلب جهوداً مميزة لتأمين الظهور والتنفيذ بإحترافية عالية، تلبي رغبات العميل وترضي طموحه.

إننا في شركة ماستر بوينت “Master point” نمتلك سيرة ذاتية قوية من الأعمال السابقة في مجال تنظيم المؤتمرات، ونثق بشهادات عملائنا بخبراتنا في تقديم خدمات إحترافية والتعامل مع التفاصيل الأكثر دقةً وتعقيداً، والتي تؤدي الهدف المطلوب في نجاح المؤتمرات والفعاليات.